تأمين الوثائق داخل word xp

تأمين الوثائق داخل



يقول المثل الشعبى * حرّص ولا تخون* وهى ببساطة دعوة للحذر فى كل الأمور .. فما بالك إذا كان الأمر يتعلق بمستنداتك الهامة التى أنشأتها فى وورد ... وليس بالضرورة أن تكون هناك سوء نية للإضرار بك أو بمستنداتك أو الإضطلاع خلسة على ماتحويه من بيانات .. وإنما، وكما هو الحال فى كثير من الأحيان يكون الكمبيوتر الذى تعمل عليه وتحفظ فيه مستنداتك الهامة مشتركاً بين عدة مستخدمين، سواء فى العمل أو فى المنزل، وبالتالى قد يتم العبث بمستنداتك أو إجراء تعديل بطريقة عفوية وعن غير قصد. وفى كل هذه الأحوال، فإن ووردXP سيدعك تنعم براحة البال غير قلق على ضياع أو تغيير أى من مستنداتك، بل وسيجعل الأمر بيدك فى أن تسمح لمن تريد بأن يطلع (يقرأ فقط) على المستند أو أن يقوم بعمل أى تعديلات به، أو حتى بألا يتمكن من فتحه من الأساس . يحدث فى كثير من الشركات أن تحفظ مستندات وورد على كمبيوتر خادم مركزى ، ورغم ذلك قد لايكون مرغوبا من جميع العاملين الوصول لهذه المستندات . وبرغم أنه يمكن حفظ الملف *للقراءة فقط*Read only status فهذا الوضع يحمى من العبث فى المستند الأصلى ولكنه لايحمى من الإضطلاع عليه. لذا يمكن التحكم فيمن سيسمح لهم بالإطلاع فقط (فتح المستند) ومن سيسمح لهم بتعديله بأن يطلب وورد إدخال كلمة سر خاصة بكل حالة من الحالتين قبل الدخول للمستند . وعملية حماية المستند يمكن أن تتم قبل أو أثناء أو بعد الإنتهاء من تحريره


أولاً :- حماية المستند باستخدام خيارات القوائم

1- بينما يكون المستند مستعرضاً أمامك على الشاشة اختر خياراتOptions من قائمة أدواتTools كما بشكل (1)

2- أنقر علامة تبويب *الأمان*Security Tab .

3- اتبع الآتى :

أ - إذا كنت تريد أن تقيد فتح المستند، اكتب كلمة سرية فى مربع *كلمة مرور للفتح*Password to Open ثم أنقر موافق OK فيظهر مربع حوار تأكيد كلمة المرورReenter Password to open box اكتب فيها الكلمة السرية مرة أخرى تماماً كما كتبتها فى المرة الأولى

ب - أما إذا كنت تريد أن تقيد صلاحية المشاركة فى إجراء تعديلات بالمستند، فيمكن الإكتفاء بكتابة كلمة سرية فى مربع *كلمة مرور للتعديل*Password to modify ثم أنقر زر موافقOK ليظهر لك مربع تأكيد كلمة مرور للتعديلReenter Password to modify box ، اكتب الكلمة السرية مرة ثانية ثم أنقر موافق

يجب دائما تجربة الكلمة السرية وذلك بإغلاق المستند وإعادة فتحه مرة ثانية مع إدخال كلمة المرور ، لذا أنا شخصياً أفضل دائما إجراء عملية الحماية قبل الشروع فى كتابة المستند فإذا سارت الأمور على مايرام ف *خير وبركة* أما إذا تعثرت لسبب ما، فلن تجد نفسك فى حيرة من عدم إمكانية الوصول للمستند

طريقة أخرى

يمكن إجراء الحماية للمستند فى أثناء عملية حفظ المستند وحتى قبل البدء فى تحريره كالآتى :

1- إفتح مستنداً جديداً بالنقر على زر جديدNew من على شريط الأدوات القياسىStandard toolbar

2- أنقر زر الحفظSave من على شريط الأدوات القياسى أو اختر أمر Save حفظ أوSave As حفظ إسم من قائمة ملفFile كما بشكل (2)


3- فى مربع حوار حفظ باسم حدد كافة خيارات الحفظ بالطريقة التقليدية، ثم أنقر السهم الموجود بجوار زر أدواتTools ، ثم إختر خيارات الأمان Security Options من القائمة المنسدلة فيظهر مربع الحوار باسم Save Options كما بشكل (3)

4- اكتب كلمة مرور للفتح أو للتعديل كما ذكرنا سابقاً

إختيار كلمة مرور

كلمة المرور يجب أن تتصف بالآتى :

1- أن يسهل عليك تذكرها ، فإذا نسيتها لن تتمكن بأى حال من فتح المستند . لذلك عندما تضبط كلمة مرور يفضل أن تدونها فى مكان ما لأن وورد لا يحتفظ بلائحة عن كلمات المرور. إذا فقدت أو نسيت كلمة مرور المستند المحمى، لن تكون قادراً على فتحه . لفتح مستند محمى، تحتاج إلى كتابة كلمة المرور بنفس الطريقة الدقيقة التى تم ضبطها بها بما فى ذلك الفراغات والرموز والأحرف الكبيرة والصغيرة

2- يجب أن يصعب على الآخرين التكهن بها فلا تستخدم مثلا تاريخ ميلادك أو إسم شركتك أو خطيبتك، بل يجب أن تكون كلمة المرور اكثر حرفية فلا تقل عن 8 حروف (حروف وأرقام ورموز) ولاتكون عبارة عن كلمات من الموجودة فى القاموس (هناك برامج لفك الشفرات يمكنها تجربة كافة الكلمات المذكورة فى القاموس فى دقائق معدودة)

3- لاحظ أن كلمة المرور حساسة لنوع الحروف الكبيرة والصغيرة Capital & Small Letters وبناء عليه فكلمة المرور d8e6y7&m ليست هى نفس كلمة المرورD8e6y7&M

4- يمكن إنشاء كلمة مرور طويلة جداً حتى 255 حرفاً باختيار زرAdvanced ثم إختيارRC4 Encryption type كما بشكل (4)

إختيار افضلية للقراءة فقط Read- Only Recommended

إذا كنت لاترغب فى إنشاء كلمة مرور لفتح أو تعديل المستند، ولكنك تريد فقط أن تقترح على الآخرين أن يفتحوا المستند لقراءته دون إجراء تعديل عليه، فيمكنك من خلال علامة تبويب *الأمان*Security Tab فى مربع حوار خياراتOptions من قائمة أدوات Tools أن تضع علامة بجوار *أفضلية للقراءة فقط*Read-only Recommended حيث يتيح لك إظهار رسالة تقترح أن يفتح المستخدم المستند *للقراءة فقط* وهو إعداد يدع الشخص يقرأ أو ينسخ الملف أو يحفظه باسم آخر ولكن لا يغيره أو يحفظه بنفس الإسم. ويعتبر إعداد مستند للقراءة مفيداً عندما تريد أن يتم توزيع المستند كنشرة على موظفى الشركة وقراءته ولكن ليس تغييره. عند فتح مستند ذى *أفضلية للقراءة فقط* ستظهر رسالة كالتالى :

File name> should be opened as read-only unless changes to it need to be saved. Open as read-only ?

إذا إختار المستخدم موافق ( Yesوهو الإختيار الإفتراضى) سيفتح المستند ولكن لن يمكن تغيير بياناته أما إذا إختار لا No فسيفتح المستند وسيمكن تغيير محتوياته

ثانيا : حماية المستند باستخدام الماكرو

الماكرو هو سلسلة مسجلة من الأوامر تعامل كأمر واحد

فيمكن أيضا حماية مستند للفتح أو التعديل باستخدام الماكرو كالآتى :

1- أشر إلى ماكروMacro من قائمة أدواتTools ثم أنقر ماكرو ...Macros من القائمة الفرعية ) أو استخدم الإختصار Alt + F8 ليفتح مربع حوار ماكرو

2- فى مربع إسم الماكروMacro name إكتب إسم الماكرو (بدون مسافات)

SetWordOpenPassword

3- فى مربعMacros in تخزين الماكرو فى .. اختر من القائمة المنسدلة القالب Normal-dot حيث يستخدم القالبNormal أكثر من غيره من القوالب

4- أنقر زر إنشاءCreate ليتم تشغيل محرر فيجوال بيزيكMicrosoft visual basic editor

5- اكتب بين الكودcode Sub SetWordOpenPassword() و الكودEnd Sub الآتى :

Dim strPassword As String

strPassword = InputBox(Prompt:=*Type * &

*a case-sensitive password that * &

*must be used to open this document * &

*from now on, and then click OK.*)

ActiveDocument.Password = strPassword

MsgBox Prompt:=*Open password set to '* &

strPassword & *'.*

6- أنقر فى أى مكان من كود الماكرو ومن قائمةRun أنقرRun Sub/user form

7- أدخل كلمة المرور ثم أنقر موافقOK ثم احفظ وإغلق المستند . عندما تعيد فتحه سيطلب منك إدخال كلمة المرور

إذا كنت ترغب فى حماية المستند من التغيير بدلاً من الفتح أعد الخطوات السابقة ولكن استخدم اسم الماكرو (SetWordWritePassword بدون مسافات) وها هو الكود الخاص به

Dim strPassword As String

strPassword = InputBox(Prompt:=*Type * &

*a case-sensitive password that * &

*must be used to make changes to * &

*this document from now on, * &

*and then click OK.*)

ActiveDocument.WritePassword = strPassword

MsgBox Prompt:=*Write password set to '* &

strPassword & *'.*

ثالثا : حماية المستند للتعليقات وتعقب التغييرات

التعليقات هى ملاحظات إلكترونية عن النص أو أجزاء أخرى من المستند .

التغييرات هى إمكانية عمل تعديل على النص أو التنسيق من شخص آخر غير محرر النص بحيث تظهر هذه التعديلات بلون مختلف ويمكن باستخدام شريط أدوات المراجعة (أو لوح المراجعة) قبول أو رفض التغييرات

تلك كانت فكرة عامة عن التعليقات والتغييرات وإن كنا لسنا بصدد شرحها تفصيليا الآن إلا أنه يجب التطرق إليها كأحد عناصر حماية المستند ولعمل ذلك :

1- من قائمة أدواتTools إختر حماية المستند Protect document كما بشكل (5)

2- يمكن عمل الآتى :

أ- للسماح للمراجع بعمل تغييرات يمكن تعقبها أو إدراج تعليقات أنقرTracked changes

ب- للسماح للمراجع فقط بإدراج تعليقات أنقرComments

ت- للسماح فقط لمراجع معتمد (لديه كلمة المرور) بفك حماية المستند اكتب كلمة مرور فى مربعPassword


رابعا : حماية النماذج من إجراء تعديلات عليها

النموذجForm هو مستند به تعليمات وأسئلة وحقول (فراغات) يستطيع المستخدم كتابة الأجوبة فيها مثال : فاتورة أو استمارة شراء وقبل توزيع النموذج على المستخدمين يجب حمايته بحيث يقوم المستخدمون بإدراج البيانات المطلوبة فقط فى الأماكن المخصصة لذلك دون المساس بهيكل النوذج ولعمل ذلك :

- إخترProtect Document من قائمة أدوات

- أنقر نماذجForms كما بشكل (6)

- يمكن إضافة كلمة مرور بحيث لايغير النموذج إلا من هو على علم بكلمة المرور.

- أنقر زر موافقOK

- ملحوظة : يمكن حماية أجزاء فقط من النموذج وذلك بتقسيمه إلى مقاطع



خامساً : الحماية باستخدام التوقيع الإلكترونى

يمكن حماية صحة البيانات والتأكيد على أنها صادرة منك شخصياً بإضافة توقيع إلكترونى للمستند. وبداية التوقيع الإلكترونى هو عبارة عن شهادة إلكترونية للدلالة على صاحبها، وهى نوعان يمكن شراء شهادة رقمية Digital Certificate من إحدى الجهات المانحة مثل شركة Verisigm أو إنشاء توقيع إلكترونى بنفسك باستخدام أداةselfcert :exe فى برنامج مستكشف النوافذ .. حدد الملف selfcert.exe والموجود عادة فى C:/ Program files /Microsoft office/ Office 10 folder

واتبع التعليمات الموجودة فى مربع حوارCreate Digital Certificate

ولكن لاحظ أنه نظراً لأن التوقيع الإلكترونى الذى تنشئه لنفسك غير صادر عن جهة رسمية مانحة فهى ليست بنفس قوة ومصداقية التوقيع الإلكترونى من الجهات الرسمية المانحة له . ولكن بوجه عام، فإن إضافة ختم إلكترونى أو توقيع رقمى للمستند سيثبت صحة محتويات الملف (خاصة عند تداوله على الإنترنت) ويؤكد أن الملف لم يتغير منذ إضافة التوقيع إليه

إذا قام شخص آخر بتعديل الملف بعد ذلك سيزول التوقيع الرقمى . من الجيد تطبيق التوقيع الرقمى على المستندات الحساسة أو المهمة التى تنوى إرسالها عبر الإنترنت، فالتوقيع الرقمى هو نوع من الحماية وسيدع المستلم يعرف أن أحداً لم يعبث بالمستند. عندما تضيف توقيعا رقميا ، ستوقع إما ملفاً أو مشروع ماكرو . فعندما تعمل مع مستند وورد إعتيادى ، ستوقع ملفاً وعندما تعمل مع مستند ويب ستوقع مشروع ماكرو . لتوقيع ملف إختر الأمر أدواتTools ثم خياراتOptions ثم أنقر علامة تبويب *الأمان*Security وأنقر الزر تواقيع رقمية Digital Signatures كما بشكل (7) ثم أنقر الزر إضافةAdd وأنقر شهادة Certificate ثم أنقر موافق مرتين
أنقر الزر إضافة Add

منقول